見積書づくりはAIでどこまで減らせるか

見積書づくりでAIが効くのは、金額の計算ではなく、その前後にある文章の作成です。単価の判断を任せるものではありません。

この記事は、見積書の作成に時間を取られている工務店・専門工事業の経営者向けです。

どこに時間がかかっているのですか？

見積書の作業を分けると、時間の使い方が見えてきます。

このうち単価を決める部分は、経験と現場の判断そのものです。ここをAIに任せるべきではありません。相場から外れた金額が出ても、それが妥当かを判断できるのは人だけです。

一方、下の2つは文章を書く作業です。ここが時間を取っている割に、毎回似た内容になっています。

任せやすいのは次のような部分です。

いずれも下書きまでです。金額に関わる記載は必ず人が確認します。

特に効果が出やすいのが、説明文を分かりやすく言い換える作業です。施主にとって見積書は分かりにくいものですが、丁寧に書き直す時間はなかなか取れません。ここが埋まると、金額以外の理由で選ばれる材料になります。

始め方は簡単です。過去に出した見積書を1件用意し、その説明文を「専門用語を使わずに書き直して」と指示するだけです。出てきた文章を見れば、任せられる範囲と任せられない範囲の感覚がつかめます。

見積書の作業を「全部自動化できないか」と考えると、たいてい失敗します。金額の判断が絡む部分は残すという前提で切り分けたほうが、結果的に早く効果が出ます。

そして、説明文の質は受注率に影響します。同じ金額でも、何にいくらかかるのかが伝わる見積書のほうが納得されやすい。単なる時短ではなく、選ばれる理由をつくる作業だと捉えるほうが投資対効果は高くなります。

見積書づくりでAIに任せるのは、金額ではなく文章です。単価の判断は人に残し、説明文と案内文の下書きから始めてください。

一点だけ注意があります。過去の見積書には、取引先名や金額が含まれます。そのまま入力してよいかは、社内の基準に照らして判断してください。 不安であれば、社名と金額を伏せた状態で試せば十分に感触はつかめます。

まず1件、いつもの見積書の説明文を書き直すところから試すのが早いです。