AI導入で最初に手をつける業務は、毎週必ず発生し、やり直しが利き、社内で完結するものから選んでください。効果の大きさより、この3つの条件を優先したほうがうまくいきます。

この記事は、AIを導入したいが最初の一手が決まらない中小企業の経営者向けです。

なぜ「効果の大きい業務」から選んではいけないのですか？

効果が大きい業務は、たいてい難しい業務だからです。

金額の判断が絡む、顧客に直接出す、法令の要件がある。こうした業務は確かに時間を食っていますが、同時に間違えたときの損害も大きい業務です。ここから始めると、確認に手間がかかり、結局「自分でやったほうが早い」で終わります。

もう1つの理由は、社内の空気です。最初の1つで失敗すると、次の提案が通らなくなります。効果の大きさより、確実に結果が出て、社内に見せられることを優先してください。

どう選べばよいですか？

次の3条件で絞ると、候補はかなり減ります。

条件 理由
毎週必ず発生する 頻度が低いと、慣れる前に忘れる。効果も見えない
やり直しが利く 間違えても社内で戻せる。顧客に出す前の段階であること
社内で完結する 他社や現場の協力が要ると、成果が出る前に止まる

この3つを満たす業務は、多くの会社で似た顔ぶれになります。

  • 打ち合わせの記録や議事録の下書き
  • 定型的な案内文、社内向けの連絡文
  • 資料の要約、長い文書から要点を抜き出す作業

派手さはありませんが、毎週の作業時間が確実に減り、失敗しても損害が出ないという点で、最初の1つに向いています。

逆に、最初の1つに向かないものもはっきりしています。見積金額の算出、契約書の内容判断、顧客への謝罪文。いずれも間違いが直接損害につながるため、AIに慣れていない段階で手をつける業務ではありません。

決めたら、期間を区切ってください。1ヶ月やってみて、時間が減ったかどうかを見る。減っていれば次の業務に広げ、減っていなければ選び方を変えます。

irohaの見解

最初の1つを決められない会社に共通しているのは、全体を見渡してから決めようとしていることです。業務を洗い出し、優先順位を付け、それから着手する。一見正しい手順ですが、この段階で止まる会社を何度も見ています。

AIは、使ってみないと何が任せられるか分かりません。1つ選んで1ヶ月試すほうが、机の上で3ヶ月考えるより多くのことが分かります。

選び方を間違えても、条件を満たしていれば損害は出ません。やり直しが利く業務から始めるというのは、そのための条件でもあります。

まとめ

  • 効果の大きさではなく、頻度・やり直しの利きやすさ・社内完結で選ぶ
  • 議事録、案内文、要約あたりが最初の1つに向く
  • 1ヶ月区切って、時間が減ったかどうかで判断する

どの業務が自社にとっての1つ目か判断が難しい場合は、お問い合わせからご相談ください。業務の流れを伺ったうえでご提案しています。